Qué hacer después de ganar una licitación

Te adjudicaron un contrato con el Estado. Felicidades — pero el trabajo apenas empieza. Desde la adjudicación hasta el primer pago hay varios pasos obligatorios que debes completar en plazos específicos. Si no los cumples a tiempo, puedes perder el contrato (y la garantía de seriedad).

Esta guía cubre todo el proceso post-adjudicación: desde el momento en que ves tu nombre como ganador hasta que recibes tu último pago y la certificación de cumplimiento.

Paso 1: Recibir la notificación de adjudicación

La entidad publica la resolución de adjudicación en SECOP II. En licitaciones públicas, la adjudicación se realiza en audiencia pública. En selección abreviada y mínima cuantía, se publica un acto administrativo de aceptación de oferta.

Desde este momento, tienes plazos para los siguientes pasos. Generalmente son entre 3 y 10 días hábiles para cada uno (el pliego los define). Léelos con atención.

Paso 2: Constituir la garantía de cumplimiento

Este es el paso más urgente. Debes comprar una póliza de cumplimiento ante una aseguradora. Esta garantía tiene varios "amparos" (coberturas) que generalmente incluyen:

• Cumplimiento del contrato: Cubre el incumplimiento de obligaciones. Valor: generalmente 10-20% del valor del contrato. Vigencia: duración del contrato + 4 a 6 meses adicionales
• Pago de salarios y prestaciones sociales: Garantiza que pagas a tu personal. Valor: 5% del valor del contrato. Vigencia: duración + 3 años
• Calidad del servicio o bienes: Cubre defectos o incumplimiento de especificaciones técnicas. Valor: 10-20%. Vigencia: variable según el tipo de contrato
• Estabilidad de la obra: Solo para contratos de obra. Vigencia: 5 años desde la entrega
• Responsabilidad civil extracontractual: Cubre daños a terceros durante la ejecución. Valor: 200 SMLMV mínimo

El pliego define exactamente qué amparos se exigen, con qué valor y vigencia. No inventes — copia exactamente lo que dice el pliego cuando solicites la póliza a la aseguradora.

Plazo típico: 3-5 días hábiles desde la adjudicación para constituir y presentar las garantías.

Paso 3: Firmar el contrato

En SECOP II, la firma del contrato se hace electrónicamente dentro de la plataforma. La entidad sube el contrato y tú lo firmas con tu usuario de SECOP II. No necesitas ir presencialmente (salvo que la entidad lo requiera en casos excepcionales).

Antes de firmar, verifica que:

• El valor del contrato coincide con tu oferta económica
• El plazo de ejecución es el que se indicó en el pliego
• Las obligaciones específicas corresponden a lo que ofreciste
• La forma de pago es la acordada (anticipos, pagos parciales, pago final)

Paso 4: Aprobación de garantías por la entidad

Después de que presentas las pólizas, la entidad las revisa y aprueba. Si tienen errores (nombre incorrecto, valor inferior al requerido, vigencia corta), te pedirán ajustarlas. El contrato no inicia hasta que las garantías estén aprobadas.

Paso 5: Acta de inicio

Una vez firmado el contrato y aprobadas las garantías, se firma el "acta de inicio". Este documento marca el día 1 de ejecución del contrato. A partir de aquí empieza a correr el plazo contractual.

El acta de inicio la firman tú (como contratista) y el supervisor o interventor designado por la entidad. Generalmente incluye:

• Fecha de inicio de ejecución
• Fecha estimada de terminación
• Datos del supervisor/interventor
• Cronograma de actividades (si aplica)
• Documentos anexos (plan de trabajo, cronograma detallado)

Paso 6: Ejecución del contrato

Ejecutas las actividades según el objeto del contrato, el plazo y las condiciones pactadas. Durante la ejecución:

• Supervisor/interventor: La entidad designa una persona que supervisa tu ejecución. Es tu contacto principal. Debes reportarle avances, entregarle productos y obtener su visto bueno para cobrar
• Informes periódicos: Según el contrato, puedes tener que presentar informes mensuales, quincenales o por hito de actividad
• Actas parciales: Para contratos con pagos parciales, cada pago requiere un acta de recibo a satisfacción firmada por el supervisor
• Modificaciones: Si necesitas más tiempo o surge algo imprevisto, debes solicitar adición en tiempo o en valor ANTES de que se venza el plazo. Nunca ejecutes más allá del plazo o del valor sin modificación formal

Paso 7: Pagos — cómo y cuándo te pagan

La forma de pago se define en el contrato. Las más comunes:

• Pago único al finalizar: Entregas todo, el supervisor certifica cumplimiento y la entidad te paga. Común en contratos cortos o de suministro
• Pagos mensuales: Presentas informe mensual + cuenta de cobro + factura. El supervisor aprueba y la entidad procesa el pago. Plazo típico: 15-30 días después de radicación de cuenta
• Pagos por hito: Se paga al completar entregables específicos definidos en el contrato
• Anticipo: Algunos contratos dan un anticipo (generalmente hasta 50% del valor). Este anticipo requiere una garantía adicional de buen manejo del anticipo y se amortiza con cada pago parcial

Documentos para cobrar:

• Factura o cuenta de cobro
• Informe de actividades del período
• Certificación de pago de seguridad social del mes
• Visto bueno del supervisor/interventor

Paso 8: Terminación y liquidación

Al cumplir todas las obligaciones y terminar el plazo:

1. Acta de terminación: Documento que certifica que cumpliste con todo el objeto contractual
2. Acta de liquidación: Balance final del contrato — valor ejecutado, pagos realizados, obligaciones pendientes (si las hay). Se firma por ambas partes. La entidad tiene 4 meses desde la terminación para liquidar
3. Certificación de cumplimiento: El documento que más te importa para el futuro. Es tu "experiencia certificada" que usarás en próximos procesos para demostrar que ejecutaste contratos similares

Plazos que no puedes incumplir

• Constituir garantías: 3-5 días hábiles post-adjudicación (pliego define). Si no cumples, pierdes el contrato y la garantía de seriedad
• Firmar el contrato: Plazo definido en pliego (generalmente 5-10 días). Si no firmas, se hace efectiva la garantía de seriedad
• Presentar facturas: Dentro de los primeros 5 días del mes siguiente al período ejecutado (varía por entidad)
• Entregar informes: En las fechas que define el contrato — la mora en entregables puede generar multas

Qué pasa si no puedes ejecutar el contrato

Si después de adjudicado no puedes o no quieres ejecutar:

• Antes de firmar: se hace efectiva tu garantía de seriedad (pierdes el dinero de la póliza) y puede haber inhabilidad para contratar por 5 años
• Después de firmar (durante ejecución): es incumplimiento contractual. La entidad puede declararlo, hacer efectiva la garantía de cumplimiento, y generar antecedentes que te inhabilitan para futuros contratos

Por eso es importante: solo licita en procesos que realmente puedas ejecutar. No te comprometas más allá de tu capacidad real.