Cómo configurar alertas para no perder licitaciones

La velocidad importa. Un proceso de mínima cuantía puede publicarse a las 8 de la mañana y cerrar al día siguiente. Si no lo ves el primer día, ya no alcanzas. Las alertas automáticas cambian esa dinámica por completo: en vez de que tú busques, las oportunidades llegan a tu email.

El costo de no tener alertas

Sin alertas, tu única opción es revisar SECOP II manualmente. Esto implica:

• Conectarte varias veces al día (los procesos se publican en horario laboral, sin hora fija)
• Navegar entre cientos de resultados que no te interesan
• Recordar los mismos filtros cada vez que buscas
• Asumir el riesgo de no conectarte un día y perder una oportunidad con plazo corto

Si tu empresa opera en 2-3 sectores diferentes, el tiempo se multiplica. Una revisión manual completa puede tomar entre 30 minutos y 2 horas diarias — tiempo que podrías invertir en preparar propuestas para los procesos que ya encontraste.

Cómo funcionan las alertas en Optima

Una alerta es un conjunto de filtros que guardas una vez y que Optima evalúa automáticamente cada 2 horas (de 6AM a 10PM hora Colombia). Cuando se publica un nuevo proceso que cumple TODOS tus filtros simultáneamente, recibes un email con los detalles del proceso y un enlace directo.

Puedes tener múltiples alertas activas — por ejemplo, una para servicios de consultoría en Bogotá y otra para suministro de equipos en todo el país.

Filtros disponibles para alertas

Cada filtro que configuras reduce los resultados. Solo recibes procesos que cumplen todos los criterios al mismo tiempo. Si dejas un filtro vacío, simplemente no se aplica — no restringe nada.

• Palabras clave (inclusión): Términos que DEBEN aparecer en el título o descripción del proceso. Ejemplo: "auditoría", "contaduría", "revisoría fiscal"
• Palabras de exclusión: Términos que DESCARTAN un proceso automáticamente. Ejemplo: "construcción", "obra civil" — para no recibir procesos de otros sectores que mencionen tu palabra clave de forma tangencial
• Departamento: Uno o más departamentos donde puedes ejecutar contratos. Si puedes ejecutar en todo el país, déjalo vacío
• Ciudad: Ciudad específica de ejecución del contrato
• Sector UNSPSC: Códigos de la categoría de productos o servicios que ofreces
• Presupuesto mínimo: Valor mínimo del contrato que te interesa. Descarta procesos demasiado pequeños
• Presupuesto máximo: Valor máximo acorde a tu capacidad financiera y de ejecución
• Modalidad: Mínima cuantía, selección abreviada, licitación pública, etc.
• Entidad: Nombre de entidades específicas que te interesen

Ejemplo 1: Empresa de servicios contables en Antioquia

Configuración de alerta:

• Palabras clave: contaduría, auditoría, revisoría fiscal, servicios contables
• Exclusión: construcción, obra, interventoría de obra
• Departamento: Antioquia
• Presupuesto: $10.000.000 — $500.000.000
• Modalidad: Mínima cuantía, Selección abreviada de menor cuantía

Con esta configuración, solo recibirás procesos de contaduría o auditoría en Antioquia, dentro de tu rango de ejecución, excluyendo interventorías de obra que a veces mencionan "auditoría" en su descripción.

Ejemplo 2: Empresa de tecnología a nivel nacional

Configuración de alerta:

• UNSPSC: 43000000 (Tecnología de la información), 81000000 (Servicios de ingeniería e investigación)
• Palabras clave: software, desarrollo web, aplicación, plataforma digital
• Exclusión: hardware, impresora, tóner, computador
• Presupuesto: $50.000.000 — $2.000.000.000
• Modalidad: Selección abreviada, Licitación pública, Concurso de méritos

Ejemplo 3: Proveedor de alimentos para colegios

Configuración de alerta:

• Palabras clave: alimentación escolar, PAE, suministro de alimentos, programa de alimentación
• Departamento: Cundinamarca, Boyacá, Santander (región donde opera)
• UNSPSC: 90000000 (Servicios de viajes, alimentación y alojamiento)
• Presupuesto: $100.000.000 — $5.000.000.000

Consejos para alertas más efectivas

1. Usa palabras de exclusión agresivamente: Son tu mejor herramienta para reducir ruido. Si recibes procesos irrelevantes, identifica qué palabra tienen en común y exclúyela
2. Crea alertas separadas por línea de negocio: Si ofreces consultoría Y suministro de bienes, haz una alerta para cada uno con filtros diferentes
3. No dejes todos los filtros vacíos: Una alerta sin criterios te enviaría cientos de procesos diarios — eso no es útil
4. Combina UNSPSC con palabras clave: El código UNSPSC filtra por categoría general; las palabras clave afinan dentro de esa categoría
5. Revisa tus alertas mensualmente: Si recibes muchos falsos positivos, ajusta. Si recibes muy poco, relaja algún filtro
6. Presupuesto mínimo como filtro de calidad: Poner un mínimo de $10-20 millones elimina muchos procesos triviales
7. Ten al menos 2-3 alertas activas: Con variaciones en las palabras clave para cubrir distintas formas en que las entidades describen lo que necesitan

Frecuencia y horario

Las alertas se evalúan cada 2 horas durante el horario en que las entidades publican nuevos procesos: de 6AM a 10PM hora Colombia. Fuera de este horario prácticamente no se publican procesos nuevos en SECOP II.

Si se detectan varias coincidencias en un mismo ciclo de evaluación (por ejemplo, 3 procesos que coinciden con tu alerta publicados entre 8AM y 10AM), recibes un solo email consolidado con todos ellos — no un email por cada proceso.

Cada proceso te llega una sola vez. Si un proceso que ya te notificamos sigue apareciendo en futuras evaluaciones (porque sigue publicado), no te lo volvemos a enviar.

Cuántas alertas puedo tener

La cantidad de alertas depende de tu plan:

• Plan Gratuito: No incluye alertas
• Plan Profesional: Hasta 3 alertas activas
• Plan Empresarial: Hasta 25 alertas activas

Para la mayoría de empresas, 3 alertas bien configuradas cubren todas sus necesidades. Las 25 del plan Empresarial son útiles para empresas que operan en muchos sectores diferentes o necesitan monitorear entidades específicas.